Project Management

Etapas para la gestión de un proyecto digital

Los proyectos digitales deben adaptar constantemente sus estrategias según los cambios en el mundo digital. Explicamos cómo la gestión de proyectos puede responder a esta exigencia, generando soluciones factibles y eficientes.

Etapas de un proyecto digital

La gestión de proyectos digitales es un área que se ha ido construyendo en el camino, de acuerdo a las necesidades del mercado.

Sin embargo, es importante tener en perspectiva que su evolución se respalda en el desarrollo digital. Estas áreas corresponden a materias de conocimiento específicas, con distintas perspectivas y herramientas, pero que se necesitan mutuamente para lograr proyectos exitosos.

Generalmente, la formación en gestión y evaluación de proyectos viene desde la ingeniería. Pero en el mundo digital, el trabajo se debe adaptar a procesos y lógicas cambiantes. Un ejemplo de esto son el diseño centrado en las personas y el inbound marketing.

En mi experiencia, he visto dos formas en que se llega a ser jefe de proyectos digitales:

  1. Eres diseñador UX, arquitecto de la información, de interfaz, desarrollador o gestor de contenidos y comienzas a gestionar proyectos. Por ende, pasas de un trabajo operativo a uno de dirección y coordinación.
  2. Vienes del área de la evaluación y gestión de proyectos y te especializas en el área digital. Cuando es así, generalmente no se cuenta con el conocimiento técnico de fondo, pero sí con las herramientas y las nociones necesarias para coordinar recursos y personas.

En el caso 1, un problema es que muchas veces se carece de las herramientas básicas de gestión, evaluación y/o negociación. En el segundo, se debe comenzar un proceso profundo de aprendizaje del área técnica a gestionar y liderar.

Ambas formas presentan sus virtudes y defectos, pero siguen el mismo objetivo. Tal como lo describimos en un post anterior, el propósito final es llevar los proyectos a buen término, coordinando equipos y recursos de forma eficiente.

Lo importante es ser consciente de los aspectos que se necesitan reforzar y trabajar en ellos antes de comenzar con la gestión de un proyecto.

Etapas del desarrollo de un proyecto digital

Una vez superadas las brechas técnicas o de conocimiento del project manager, se puede pasar a la gestión por etapas.

Un proyecto siempre tiene una estructura base: Identificación de necesidad/problema, desarrollo de una propuesta, planeación, realización o ejecución, control y término.

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En cada una de estas etapas se despliegan una serie de criterios, metodologías y herramientas, las que varían en cada caso y contexto.

Estos son algunos consejos para realizar las gestiones en cada etapa:

  • Identificación de las necesidad/problema: Evita comenzar por la solución, este es un error frecuente y, posiblemente, el inicio de muchos otros problemas. Debes especificar ¿Qué se quiere lograr?, ¿Por qué y para qué,? ¿Dónde, quién y cómo se va a lograr?.
  • Propuesta: Identificado el problema de fondo se comienza a gestar la idea del proyecto, la cual debe pasar por un estudio de factibilidad técnico y económico. El objetivo es planificar la eficiencia del uso de recursos y estimar la capacidad para llevar la idea a cabo.
  • Planeación: Una vez definidos los recursos y acciones, se debe establecer cuál es la mejor forma de llevar a cabo el proyecto, es decir, qué se debe hacer, quién lo hará, en cuánto tiempo y con qué recursos.
  • Realización/ejecución: Con la planeación realizada y graficada en una gantt, se da paso a la etapa de ejecución del proyecto, en la cual cada actor realiza las acciones asignadas.
  • Control/Medición: En paralelo a la ejecución, se debe desplegar la supervisión de los avances de las etapas y acciones, con el fin de medir el progreso real del proyecto. Esta es una tarea periódica que busca disminuir los riesgos asociados y cuidar los recursos y los plazos. Además, permite identificar problemas que puedan surgir en el desarrollo.
  • Terminación/evaluación: Una vez finalizado un proyecto, entregado el producto o servicio, es importante generar una evaluación del desempeño del equipo involucrado. De esta forma se podrá mejorar las futuras ejecuciones.

Finalmente, es fundamental aplicar metodologías de evaluación y gestión para mejorar progresivamente las soluciones.

Los resultados de esta estructura de gestión son independientes de si se aplica una metodología DCP, Lean, ágil, Cascada o Sprint. Con un sistema básico de medición y adaptación continua, es posible dirigir proyectos realistas y eficientes, con poco riesgo de caer en errores durante su desarrollo y ejecución.

Jefa de Proyectos
Trabajo día a día para construir una Internet a escala humana teniendo como centro la experiencia de los usuarios. Para cumplir esta misión, velo por la planificación, dirección y control de los proyectos de IDA. Además, soy la responsable de mantener un equipo de elite.

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